Documentos Necesarios para el Registro de Empresas en Dubái

Los siguientes documentos son necesarios de cada socio individual y director involucrado en la empresa. Se aplican independientemente de si está incorporando una entidad continental, de zona franca u offshore. Copia del pasaporte: Un escaneo en color claro de la página de datos biográficos de un pasaporte válido. La mayoría de las autoridades requieren que el pasaporte tenga al menos seis meses de validez restante en el momento de la solicitud. Algunas zonas requieren un mínimo de nueve meses. Fotografía tamaño pasaporte: Una fotografía reciente en color sobre fondo blanco. La fotografía debe cumplir las especificaciones estándar del gobierno de los EAU — rostro completo, sin tocado (excepto por razones religiosas) y sin gafas en algunos requisitos de las autoridades. Comprobante de domicilio: Una factura de servicios públicos, extracto bancario o documento oficial del gobierno que muestre su dirección particular actual. Normalmente debe estar fechado en los últimos tres meses y mostrar claramente su nombre completo y dirección. Copia del visado: Si ya reside en los EAU, se requiere una copia de su página de visado de residencia de los EAU actual y vigente. Si está fuera de los EAU, este requisito no se aplica. Certificado de No Objeción (NOC): Si actualmente está empleado bajo un visado de trabajo de los EAU y desea establecer una empresa, muchas autoridades requieren un Certificado de No Objeción de su empleador actual. Esto confirma que su empleador no tiene objeciones a que usted tenga una licencia empresarial. Certificados educativos o profesionales: Para licencias profesionales — como ingeniería, derecho, medicina, contabilidad o consultoría — se deben proporcionar las calificaciones pertinentes y, en algunos casos, ser apostilladas.

Si una empresa (en lugar de un individuo) va a ser socia de la entidad de Dubái, los requisitos documentales son más extensos. Estos documentos corporativos de KYC son requeridos tanto por las autoridades de licencias como por los bancos. Certificado de Incorporación: El documento de registro oficial del socio corporativo de su país de incorporación. Debe ser una copia certificada y, en muchos casos, debe estar apostillada o legalizada. Memorándum y Estatutos de la Sociedad: Los documentos constitutivos de la empresa matriz, que muestran su estructura legal, los detalles de los socios y la autoridad de los directores o firmantes. Resolución del Consejo: Una resolución formal aprobada por el consejo de la empresa matriz que autoriza la constitución de una filial o afiliada en Dubái, identifica a los firmantes autorizados y aprueba el porcentaje de participación. Registro de Acciones o Certificado de Buena Situación: Un documento que confirma los socios y directores actuales de la empresa matriz, generalmente emitido por el registro mercantil del país de incorporación. Copias del pasaporte de los beneficiarios efectivos reales (UBOs): Todos los individuos que en última instancia poseen o controlan el 25% o más del socio corporativo deben tener su identidad verificada. Se requieren copias del pasaporte y comprobante de domicilio para cada UBO. Apostilla o legalización: Los documentos que se originan fuera de los EAU generalmente requieren autenticación. Las autoridades de los EAU aceptan documentos de países del Convenio de La Haya con un sello de apostilla. Los documentos de países no signatarios del Convenio requieren legalización a través de la embajada pertinente y el Ministerio de Asuntos Exteriores de los EAU (MOFA). Se requiere traducción al árabe por un traductor certificado para los documentos que no estén en árabe o inglés.

La constitución de empresas continentales a través del Departamento de Desarrollo Económico (DED) requiere una oficina física con un arrendamiento registrado, lo que genera documentos adicionales específicos de esta jurisdicción. Contrato de arrendamiento Ejari: Todas las empresas continentales deben tener un contrato de arrendamiento comercial registrado a través del sistema Ejari (la plataforma oficial de registro de arrendamientos de Dubái gestionada por RERA). El certificado Ejari es un documento de presentación obligatorio para las solicitudes de licencia del DED. Certificado de aprobación inicial: El DED emite una aprobación inicial antes de la solicitud de licencia completa, confirmando que las actividades empresariales propuestas y el nombre de la empresa son aceptables. Este documento se utiliza luego en los pasos siguientes, incluida la notarización del MOA. Memorándum de Asociación (MOA): Para las LLC continentales, el MOA debe ser redactado, revisado y notarizado en una notaría de Dubái. Establece los socios, el capital, las actividades y la estructura de gobierno. Cuando participa un socio corporativo, sus documentos deben proporcionarse al notario. Acuerdo de agente de servicio local: Para los establecimientos individuales de nacionales no pertenecientes al CCG en determinadas actividades profesionales, puede requerirse un acuerdo de agente de servicio local con un nacional de los EAU. Esto es diferente a un acuerdo de patrocinador local y no implica participación en los beneficios. Aprobaciones sectoriales: Determinadas actividades empresariales requieren aprobación previa de los reguladores sectoriales antes de que el DED emita una licencia. Algunos ejemplos son la Autoridad de Salud de Dubái (DHA) para la atención médica, el Turismo de Dubái para las empresas de viajes y el Banco Central de los EAU para las actividades financieras.

Los requisitos documentales de las zonas francas varían según la zona, pero generalmente son más sencillos que el proceso continental. La mayoría de las zonas francas aceptan la presentación electrónica de documentos y no requieren notarización física. Formulario de solicitud completo: Cada zona franca tiene su propio formulario de solicitud o portal en línea. Lo preparamos y presentamos en su nombre. Plan de negocio: Algunas zonas francas, especialmente las que tienen actividades reguladas o específicas del sector, requieren un breve plan de negocio que describa las actividades de la empresa, el mercado objetivo y el modelo operativo. Acuerdo de instalaciones: En lugar de un arrendamiento de oficina física, las zonas francas emiten un acuerdo de instalaciones que cubre su espacio de Flexi Desk u oficina. Este sirve como equivalente al registro Ejari a efectos de licenciamiento. Declaración de capital social: Algunas zonas requieren una declaración del capital social desembolsado. A diferencia de algunos arreglos históricos, la mayoría de las zonas francas modernas no requieren que el capital se deposite en una cuenta bancaria antes del licenciamiento. Fotos tamaño pasaporte en color y copias del pasaporte: Se requieren documentos personales estándar de todos los socios y directores, idénticos al proceso continental.

Abrir una cuenta bancaria corporativa en los EAU requiere un paquete de documentación completo que va más allá de los documentos de licenciamiento. Los bancos llevan a cabo su propio proceso de Conozca a su Cliente (KYC), que es independiente y adicional a los requisitos de la autoridad de licencias. Los documentos de la empresa que suelen requerir los bancos incluyen: la licencia comercial, el certificado de incorporación (cuando corresponda), el Memorándum de Asociación o equivalente, y el acuerdo de instalaciones o contrato de arrendamiento Ejari. También se requiere un perfil de la empresa u descripción general que describa las actividades, la base de clientes y los volúmenes de transacciones esperados. Documentos personales requeridos para todos los firmantes y UBOs: pasaportes válidos, visados de residencia en los EAU (si corresponde), Emirates ID, comprobante de domicilio y, en algunos casos, una carta de referencia bancaria personal de un banco existente. Documentación sobre el origen de los fondos: Los bancos están obligados a comprender el origen de los fondos a depositar. Esto puede incluir extractos bancarios, registros de inversiones, ingresos por ventas de propiedades, nóminas o documentación de ingresos empresariales, según el contexto. Para grupos internacionales y socios corporativos, la cadena completa de KYC corporativo — incluidos los documentos de la empresa matriz, la identificación de los UBOs y los acuerdos entre empresas — debe proporcionarse. Los bancos se han vuelto cada vez más exhaustivos en su diligencia debida y la documentación incompleta es una de las razones más comunes de retrasos o rechazos en las cuentas.

Los requisitos de apostilla dependen del país de origen del documento y del propósito para el que se utiliza. Los documentos de países que son parte del Convenio de Apostilla de La Haya pueden ser apostillados en la autoridad gubernamental pertinente del país de origen. Los documentos de países no signatarios del Convenio deben pasar por la legalización consular seguida de la apostilla MOFA en los EAU. Traducción: Los documentos en idiomas distintos del inglés o el árabe deben ser traducidos por un traductor certificado antes de su presentación ante las autoridades de los EAU. Algunas autoridades requieren específicamente la traducción por un traductor certificado por el Ministerio de Justicia de los EAU. Los errores documentales comunes que causan retrasos incluyen: presentar pasaportes vencidos o documentos con menos de la validez residual requerida; proporcionar documentos de comprobante de domicilio con más de tres meses de antigüedad; no apostillar documentos corporativos que lo requieren; presentar traducciones no certificadas; y proporcionar resoluciones del consejo incompletas o sin firmar. Revisamos todos los documentos de los clientes antes de la presentación ante la autoridad pertinente, identificando y resolviendo cualquier problema antes de que cause retrasos. Esta verificación previa a la presentación está incluida en nuestro servicio de incorporación sin coste adicional.