Documents requis pour la création d'entreprise à Dubaï

Les documents suivants sont requis de chaque actionnaire individuel et dirigeant impliqué dans l'entreprise. Ils s'appliquent quel que soit le type d'entité — continentale, zone franche ou offshore. Copie du passeport : un scan couleur clair de la page des données biographiques d'un passeport en cours de validité. La plupart des autorités exigent que le passeport ait au moins six mois de validité restante au moment de la demande. Certaines zones exigent un minimum de neuf mois. Photo d'identité : une photo couleur récente sur fond blanc. La photo doit répondre aux spécifications standard des autorités gouvernementales des EAU — visage entier, sans couvre-chef (sauf pour des raisons religieuses), et sans lunettes selon certaines exigences. Justificatif de domicile : une facture de services publics, un relevé bancaire ou un document officiel indiquant votre adresse de résidence actuelle. Ce document doit généralement être daté de moins de trois mois et indiquer clairement votre nom complet et votre adresse. Copie de visa : si vous résidez déjà aux EAU, une copie de la page de votre visa de résidence aux EAU en cours de validité est requise. Si vous êtes en dehors des EAU, cette exigence ne s'applique pas. Certificat de non-opposition (NOC) : si vous travaillez actuellement sous un visa de travail aux EAU et souhaitez créer une entreprise, de nombreuses autorités exigent un certificat de non-opposition de votre employeur actuel. Cela confirme que votre employeur n'a pas d'objection à ce que vous déteniez une licence commerciale. Diplômes ou certificats professionnels : pour les licences professionnelles — telles que l'ingénierie, le droit, la médecine, la comptabilité ou le conseil — les qualifications pertinentes doivent être fournies et dans certains cas attestées.

Si une société (plutôt qu'un individu) doit être actionnaire de l'entité dubaïote, les exigences documentaires sont plus étendues. Ces documents KYC d'entreprise sont requis à la fois par les autorités de licences et par les banques. Certificat d'incorporation : le document d'immatriculation officiel de l'actionnaire personne morale dans son pays d'incorporation. Il doit s'agir d'une copie certifiée et dans de nombreux cas doit être apostillée ou légalisée. Statuts et actes constitutifs : les documents constitutifs de la société mère, indiquant sa structure juridique, les détails des actionnaires et le pouvoir des administrateurs ou signataires. Résolution du conseil d'administration : une résolution formelle adoptée par le conseil de la société mère autorisant la création d'une filiale ou d'un affilié à Dubaï, identifiant les signataires autorisés et approuvant le pourcentage de participation. Registre des actionnaires ou certificat de bonne situation : un document confirmant les actionnaires et dirigeants actuels de la société mère, souvent délivré par le registre du commerce du pays d'incorporation. Copies de passeport des bénéficiaires effectifs ultimes (UBO) : toutes les personnes qui détiennent ou contrôlent en dernier ressort 25 % ou plus de l'actionnaire personne morale doivent avoir leur identité vérifiée. Des copies de passeport et des justificatifs de domicile sont requis pour chaque UBO. Apostille ou légalisation : les documents étrangers nécessitent généralement une authentification. Les autorités des EAU acceptent les documents des pays signataires de la Convention de La Haye avec un tampon apostille. Les documents des pays non-signataires nécessitent une légalisation via l'ambassade concernée et le ministère des Affaires étrangères des EAU (MOFA). La traduction en arabe par un traducteur certifié est requise pour les documents qui ne sont ni en arabe ni en anglais.

La création d'entreprise continentale via le Département du développement économique (DED) nécessite un bureau physique avec un bail enregistré, ce qui génère des documents supplémentaires spécifiques à cette juridiction. Contrat de location Ejari : toutes les entreprises continentales doivent disposer d'un contrat de location commerciale enregistré via le système Ejari (la plateforme officielle d'enregistrement des baux de Dubaï gérée par la RERA). Le certificat Ejari est un document de soumission obligatoire pour les demandes de licence DED. Certificat d'approbation initiale : le DED délivre une approbation initiale avant la demande de licence complète, confirmant que les activités commerciales proposées et le nom de la société sont acceptables. Ce document est ensuite utilisé dans les étapes suivantes, notamment la notarisation des statuts (MOA). Statuts de la société (MOA) : pour les LLC continentales, le MOA doit être rédigé, examiné et notarié par un notaire public de Dubaï. Il définit les actionnaires, le capital, les activités et la structure de gouvernance. Lorsqu'un actionnaire personne morale est impliqué, ses documents doivent être fournis au notaire. Contrat d'agent de service local : pour les entreprises individuelles détenues par des ressortissants non-CCG dans certaines activités professionnelles, un contrat d'agent de service local avec un ressortissant émirati peut être requis. Ceci est distinct d'un arrangement de sponsor local et n'implique pas de partage des bénéfices. Approbations sectorielles : certaines activités commerciales nécessitent une approbation préalable des régulateurs sectoriels avant que le DED ne délivre une licence. Par exemple : la Dubai Health Authority (DHA) pour la santé, Dubai Tourism pour les agences de voyage, et la Banque centrale des EAU pour les activités financières.

Les exigences documentaires des zones franches varient selon la zone mais sont généralement plus simples que le processus continental. La plupart des zones franches acceptent la soumission électronique des documents et ne requièrent pas de notarisation physique. Formulaire de demande complété : chaque zone franche dispose de son propre formulaire de demande ou portail en ligne. Nous le préparons et le soumettons en votre nom. Plan d'activité : certaines zones franches, en particulier celles avec des activités réglementées ou sectorielles, exigent un bref plan d'activité décrivant les activités de l'entreprise, le marché cible et le modèle opérationnel. Contrat de facilités : au lieu d'un bail de bureau physique, les zones franches émettent un contrat de facilités couvrant votre Flexi Desk ou espace de bureau. Cela remplace l'enregistrement Ejari aux fins de la licence. Déclaration de capital social : certaines zones exigent une déclaration du capital social libéré. Contrairement à certaines pratiques historiques, la plupart des zones franches modernes n'exigent pas que le capital soit déposé sur un compte bancaire avant la délivrance de la licence. Photos d'identité couleur et copies de passeport : les documents personnels standard sont requis de tous les actionnaires et dirigeants, identiques au processus continental.

L'ouverture d'un compte bancaire d'entreprise aux EAU nécessite un dossier documentaire complet qui va au-delà des documents de licence. Les banques mènent leur propre processus de Connaissance du Client (KYC), distinct et s'ajoutant aux exigences de l'autorité de licence. Les documents d'entreprise requis par les banques comprennent généralement : la licence commerciale, le certificat d'incorporation (le cas échéant), les statuts ou document équivalent, et le contrat de facilités ou le contrat de location Ejari. Un profil d'entreprise ou une présentation générale décrivant les activités, la clientèle et les volumes de transactions attendus est également requis. Documents personnels requis pour tous les signataires et UBO : passeports valides, visas de résidence aux EAU (le cas échéant), cartes Emirates ID, justificatifs de domicile, et dans certains cas une lettre de référence bancaire personnelle d'une banque existante. Documentation sur l'origine des fonds : les banques sont tenues de comprendre l'origine des fonds à déposer. Cela peut inclure des relevés bancaires, des dossiers d'investissement, des produits de vente immobilière, des fiches de salaire ou des documents de revenus d'entreprise selon le contexte. Pour les groupes internationaux et les actionnaires personnes morales, la chaîne KYC d'entreprise complète — incluant les documents de la société mère, l'identification des UBO et les accords interentreprises — doit être fournie. Les banques sont devenues de plus en plus rigoureuses dans leur diligence raisonnable et la documentation incomplète est l'une des causes les plus courantes de retards ou de rejets.

Les exigences d'attestation dépendent du pays d'origine du document et de l'usage auquel il est destiné. Les documents des pays signataires de la Convention de La Haye sur l'apostille peuvent être apostillés auprès de l'autorité gouvernementale compétente dans le pays d'origine. Les documents des pays non-signataires doivent faire l'objet d'une légalisation consulaire suivie d'une attestation MOFA aux EAU. Traduction : les documents dans des langues autres que l'anglais ou l'arabe doivent être traduits par un traducteur juridique certifié avant soumission aux autorités des EAU. Certaines autorités exigent spécifiquement une traduction par un traducteur certifié par le ministère de la Justice des EAU. Les erreurs documentaires courantes qui causent des retards incluent : la soumission de passeports expirés ou de documents dont la durée de validité restante est insuffisante ; la fourniture de justificatifs de domicile datant de plus de trois mois ; l'omission d'apostiller des documents d'entreprise qui l'exigent ; la soumission de traductions non certifiées ; et la fourniture de résolutions du conseil d'administration incomplètes ou non signées. Nous examinons tous les documents clients avant soumission à l'autorité compétente, identifiant et résolvant tout problème avant qu'il ne cause des retards. Cette vérification préalable à la soumission est incluse dans notre service d'incorporation sans frais supplémentaires.