Guida

Documenti Necessari per la Registrazione di una Società a Dubai

Un elenco completo di tutti i documenti richiesti per la costituzione di una società a Dubai — sia per soci individuali che per soci aziendali.

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La preparazione di tutti i documenti necessari prima di avviare il processo di costituzione di una società a Dubai è fondamentale per evitare ritardi. Le autorità di licenza — sia il DET (mainland) che le zone franche — hanno requisiti documentali specifici che devono essere soddisfatti in modo completo prima che possa procedere qualsiasi approvazione. I requisiti variano in base alla struttura aziendale (LLC mainland, zona franca, offshore), alla tipologia di soci (individui vs società) e alla nazionalità dei soci. Questa guida fornisce un elenco completo dei documenti tipicamente richiesti, con indicazioni su quando si applicano requisiti specifici aggiuntivi.

Documenti Standard per Soci Individuali

Per soci, amministratori e firmatari che sono persone fisiche, i documenti standard richiesti sono: 1. Copia del passaporto: Deve essere valido (generalmente con almeno 6 mesi di validità residua), in formato chiaro e leggibile. Alcune autorità accettano copie colorate ma non quelle in bianco e nero — verificare i requisiti specifici. 2. Foto formato passaporto: Sfondo bianco, recente, di buona qualità. In genere richiesta per le procedure di visto. 3. Prova di indirizzo residenziale: Bolletta (luce, gas, acqua, internet) o estratto conto bancario che mostri il nome e l'indirizzo attuale del socio. Di solito si accettano documenti non più vecchi di 3 mesi. 4. Visto di ingresso negli EAU o visto di residenza: Se il socio è già negli EAU, potrebbe essere richiesta la copia del visto attuale. 5. Nulla Osta (NOC): Se il socio è attualmente impiegato con un visto di lavoro negli EAU, potrebbe essere richiesta una lettera NOC dal datore di lavoro attuale che consente la co-sponsorizzazione o la costituzione di una nuova società.

Documenti Aggiuntivi per Soci Aziendali

Se un socio è una persona giuridica (società holding, società madre, ecc.) piuttosto che una persona fisica, sono richiesti documenti aggiuntivi per documentare la struttura aziendale: 1. Certificato di Incorporazione: Documento ufficiale che attesta la costituzione della società nel suo Paese di origine. Deve essere recente (in genere non più vecchio di 6–12 mesi) e legalizzato/apostillato. 2. Atto Costitutivo (Memorandum of Association): Documento che descrive la struttura e le attività della società, anch'esso legalizzato. 3. Statuto (Articles of Association): Se separato dall'atto costitutivo, legalizzato. 4. Certificato di Good Standing: Conferma che la società è in regola nel suo Paese di incorporazione, emesso dall'autorità di registro competente. 5. Registro dei Direttori e dei Soci: Elenco degli attuali direttori e soci della società madre. 6. Delibera del Consiglio di Amministrazione: Autorizzazione formale della società madre a costituire la filiale/società negli EAU e a nominare il rappresentante autorizzato. Nota sull'apostille e la legalizzazione: Tutti i documenti aziendali emessi da Paesi stranieri devono essere apostillati (per i Paesi aderenti alla Convenzione dell'Aia) o legalizzati tramite il Ministero degli Affari Esteri del Paese di origine e l'Ambasciata degli EAU nel Paese di origine, seguiti dall'autenticazione MOFA degli EAU. Il nostro team PRO gestisce l'intera catena di legalizzazione.

Documenti Specifici per Tipologia di Struttura

Oltre ai documenti standard dei soci, alcune strutture aziendali richiedono documenti specifici: LLC Mainland: - Atto Costitutivo firmato e notarizzato (redatto in sede) - Contratto di locazione ufficio registrato tramite Ejari - Approvazioni di settore (ove richieste) Zona franca: - Modulo di richiesta della zona franca - Piano aziendale (per alcune zone franche) Offshore (JAFZA, RAK ICC): - Curriculum vitae o profilo professionale del direttore - Dichiarazione sulla provenienza dei fondi - Descrizione dello scopo della società

Checklist documenti per categoria

Documenti personali (tutti gli azionisti e i direttori)

Copia del passaporto — scansione a colori, validità minima 6 mesi
Fotografia formato tessera — sfondo bianco, recente
Prova dell'indirizzo residenziale — bolletta o estratto conto bancario datato entro 3 mesi
Copia visto EAU — se attualmente residente negli EAU
Certificato di non obiezione — se attualmente impiegato negli EAU con visto di lavoro
Certificati di istruzione o professionali — per le categorie di licenza professionale

Documenti degli azionisti aziendali (dove applicabile)

Certificato di incorporazione — certificato e apostillato o legalizzato
Memorandum e Statuto — copia certificata
Delibera del consiglio — che autorizza la formazione della sussidiaria e identifica i firmatari
Registro degli azionisti o Certificato di buona reputazione — che conferma la proprietà attuale
Copie dei passaporti e prova dell'indirizzo per tutti gli Ultimi Beneficiari Effettivi (UBO)
Traduzione certificata — dove i documenti non sono in inglese o arabo

Documenti specifici per il mainland

Certificato di approvazione iniziale DED
Memorandum di Associazione — redatto e notarizzato al Dubai Notary Public
Contratto di locazione Ejari — contratto commerciale registrato
Copia della licenza commerciale e documenti di incorporazione della società
Formulari specifici DED per il tipo di attività selezionato

Documenti specifici per la zona franca

Modulo di richiesta della zona franca completato
Documenti di incorporazione della zona franca (MOA/AOA equivalenti)
Conferma spazio di lavoro (contratto Flexi Desk o ufficio)
Pagamento delle tasse di licenza

Domande frequenti

I documenti devono essere tradotti in arabo?

I documenti in lingua inglese sono generalmente accettati senza traduzione per la maggior parte delle procedure di costituzione di società a Dubai. Alcune autorità potrebbero richiedere la traduzione certificata in arabo di documenti specifici, in particolare per i procedimenti giudiziari o notarizzazioni. Il nome commerciale deve avere un equivalente in arabo approvato.

Per quanto tempo sono validi i documenti?

La prova di indirizzo residenziale non deve in genere essere più vecchia di 3 mesi. I certificati societari (good standing, certificato di incorporazione) non devono essere più vecchi di 6–12 mesi a seconda dell'autorità. Le copie del passaporto devono avere almeno 6 mesi di validità residua. Le foto devono essere recenti.

Cosa significa 'apostillare' un documento?

L'apostille è un certificato ufficiale aggiunto a un documento da un'autorità competente del Paese emittente, certificando l'autenticità della firma o del sigillo sul documento. Si applica tra i Paesi aderenti alla Convenzione dell'Aia del 1961 (che semplifica la legalizzazione dei documenti per uso internazionale). Gli EAU aderiscono alla Convenzione, quindi i documenti di molti Paesi necessitano solo dell'apostille piuttosto dell'intera catena di legalizzazione.

Posso avviare il processo di costituzione con copie scansionate?

Sì. La fase iniziale di prenotazione del nome e di approvazione preliminare può spesso essere avviata con copie scansionate di buona qualità dei documenti. Tuttavia, i documenti originali o le copie certificate saranno richiesti nelle fasi successive — ad esempio per la notarizzazione dell'atto costitutivo (mainland) o l'elaborazione dei visti. Informiamo precisamente quando sono necessari i documenti originali nel processo.

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Il nostro team controlla ogni documento nel tuo fascicolo di incorporazione prima della presentazione all'autorità competente. Questo riduce significativamente il rischio di ritardi e rifiuti. Inviaci i tuoi dettagli per iniziare.

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