Vereiste Documenten voor Bedrijfsregistratie in Dubai

De volgende documenten zijn vereist van elke individuele aandeelhouder en directeur die betrokken is bij het bedrijf. Deze zijn van toepassing ongeacht of u een vasteland-, vrijhandelszone- of offshore-entiteit opricht. Paspoortcopie: Een duidelijke kleurenscan van de biografische gegevenspagina van een geldig paspoort. De meeste autoriteiten vereisen dat het paspoort op het moment van aanvraag nog minimaal zes maanden geldig is. Sommige zones vereisen minimaal negen maanden. Pasfoto: Een recente kleurenfoto op een witte achtergrond. De foto moet voldoen aan de standaard VAE-overheidsspecificaties — volledig gezicht, geen hoofddeksel (behalve om religieuze redenen) en geen bril in sommige autoriteitseis. Bewijs van woonadres: Een energierekening, bankafschrift of officieel overheidsdocument met uw huidige woonadres. Dit moet doorgaans gedateerd zijn binnen de laatste drie maanden en uw volledige naam en adres duidelijk vermelden. Visumcopie: Als u al in de VAE woont, is een kopie van uw huidige geldige VAE-verblijfsvisumpagina vereist. Als u buiten de VAE bent, is deze vereiste niet van toepassing. Verklaring van Geen Bezwaar (NOC): Als u momenteel in dienst bent met een VAE-werkvisum en een bedrijf wilt oprichten, vereisen veel autoriteiten een Verklaring van Geen Bezwaar van uw huidige werkgever. Dit bevestigt dat uw werkgever geen bezwaar heeft tegen het feit dat u een bedrijfslicentie bezit. Onderwijs- of beroepscertificaten: Voor professionele licenties — zoals engineering, juridische, medische, boekhoudkundige of adviesactiviteiten — moeten de relevante kwalificaties worden verstrekt en in sommige gevallen worden geattest.

Als een bedrijf (in plaats van een individu) aandeelhouder is in de Dubai-entiteit, zijn de documentvereisten uitgebreider. Deze zakelijke KYC-documenten zijn vereist door zowel vergunningautoriteiten als banken. Oprichtingsakte: Het officiële registratiedocument van de zakelijke aandeelhouder vanuit zijn land van oprichting. Dit moet een gecertificeerde kopie zijn en in veel gevallen apostille of gelegaliseerd worden. Memorandum en Statuten van Oprichting: De constitutionele documenten van de moedermaatschappij, met daarin haar juridische structuur, aandeelhoudersgegevens en bevoegdheid van directeuren of gemachtigden. Bestuursbesluit: Een formeel besluit genomen door het bestuur van de moedermaatschappij dat de oprichting van een dochter- of gelieerde onderneming in Dubai autoriseert, de gemachtigde ondertekenaars identificeert en het aandeelhoudingspercentage goedkeurt. Aandelenregister of Verklaring van Goed Gedrag: Een document dat de huidige aandeelhouders en directeuren van de zakelijke moedermaatschappij bevestigt, vaak afgegeven door het bedrijvenregister van het land van oprichting. Passpoortkopieen van uiteindelijke begunstigden (UBO's): Alle personen die uiteindelijk 25% of meer van de zakelijke aandeelhouder bezitten of beheren, moeten hun identiteit laten verifiëren. Paspoortkopieen en adresbewijs zijn vereist voor elke UBO. Apostille of legalisatie: Documenten van buiten de VAE vereisen doorgaans authenticatie. VAE-autoriteiten accepteren documenten van landen die lid zijn van de Haagse Apostilleconventie met een apostillestempel. Documenten van niet-Verdragslanden vereisen legalisatie via de relevante ambassade en het VAE-ministerie van Buitenlandse Zaken (MOFA). Vertaling naar het Arabisch door een gecertificeerde vertaler is vereist voor niet-Arabische, niet-Engelstalige documenten.

Vastelander bedrijfsoprichting via het Department of Economic Development (DED) vereist een fysiek kantoor met een geregistreerde huurovereenkomst, wat aanvullende documenten oplevert die specifiek zijn voor deze jurisdictie. Ejari huurovereenkomst: Alle vastelander bedrijven moeten een commerciële huurovereenkomst hebben die is geregistreerd via het Ejari-systeem (het officiële huurregistratieplatform van Dubai, beheerd door RERA). Het Ejari-certificaat is een verplicht indiendocument voor DED-licentieaanvragen. Certificaat van Initiële Goedkeuring: De DED geeft een initiële goedkeuring vóór de volledige licentieaanvraag, waarmee wordt bevestigd dat de voorgestelde bedrijfsactiviteiten en bedrijfsnaam acceptabel zijn. Dit document wordt vervolgens gebruikt in vervolgstappen inclusief MOA-notarisatie. Memorandum van Oprichting (MOA): Voor vastelander LLC's moet de MOA worden opgesteld, gecontroleerd en genotariseerd bij een Dubai Notaris. Hierin worden de aandeelhouders, het kapitaal, de activiteiten en de governancestructuur vastgelegd. Waar een zakelijke aandeelhouder betrokken is, moeten zijn documenten aan de notaris worden verstrekt. Overeenkomst Lokale Dienstverlener: Voor eenmanszaken van niet-GCC-onderdanen bij bepaalde professionele activiteiten kan een overeenkomst met een lokale dienstverlener die VAE-onderdaan is vereist zijn. Dit is anders dan een lokaal sponsorarrangement en houdt geen winstdeling in. Sectorgoedkeuringen: Bepaalde bedrijfsactiviteiten vereisen voorafgaande goedkeuring van sectorale toezichthouders voordat de DED een licentie afgeeft. Voorbeelden zijn de Dubai Health Authority (DHA) voor gezondheidszorg, Dubai Tourism voor reisbedrijven en de Centrale Bank van de VAE voor financiële activiteiten.

Documentvereisten voor vrijhandelszones variëren per zone maar zijn over het algemeen eenvoudiger dan het vastelander proces. De meeste vrijhandelszones accepteren elektronische indiening van documenten en vereisen geen fysieke notarisatie. Ingevuld aanvraagformulier: Elke vrijhandelszone heeft zijn eigen aanvraagformulier of online portaal. Wij bereiden dit voor en dienen het namens u in. Bedrijfsplan: Sommige vrijhandelszones, met name die met gereguleerde of sectorspecifieke activiteiten, vereisen een beknopt bedrijfsplan dat de activiteiten, doelmarkt en operationeel model van het bedrijf beschrijft. Faciliteitsovereenkomst: In plaats van een fysieke kantoorrhuur geven vrijhandelszones een faciliteitsovereenkomst af voor uw Flexi Desk of kantoorruimte. Dit dient als equivalent van de Ejari-registratie voor vergunningsdoeleinden. Verklaring Aandelenkapitaal: Sommige zones vereisen een verklaring van het gestort aandelenkapitaal. In tegenstelling tot sommige historische regelingen vereisen de meeste moderne vrijhandelszones niet dat kapitaal in een bankrekening wordt gestort vóór licentieverlening. Kleurpaspoortfoto's en paspoortkopieen: Standaard persoonlijke documenten zijn vereist van alle aandeelhouders en directeuren, identiek aan het vastelander proces.

Het openen van een zakelijke bankrekening in de VAE vereist een uitgebreid documentpakket dat verder gaat dan de vergunningsdocumenten. Banken voeren hun eigen Know Your Customer (KYC)-proces uit, dat apart is van en aanvullend op de vereisten van de vergunningsautoriteit. Bedrijfsdocumenten vereist door banken omvatten doorgaans: de handelslicentie, oprichtingsakte (indien van toepassing), Memorandum van Oprichting of equivalent, en de faciliteitsovereenkomst of Ejari huurovereenkomst. Een bedrijfsprofiel of bedrijfsoverzicht dat de activiteiten, klantenbasis en verwachte transactievolumes beschrijft is ook vereist. Persoonlijke documenten vereist voor alle gemachtigden en UBO's: geldige paspoorten, VAE-verblijfsvisums (indien van toepassing), Emirates ID-kaarten, bewijs van woonadres en in sommige gevallen een persoonlijke bankreferentiebrief van een bestaande bank. Documentatie herkomst van fondsen: Banken zijn verplicht de herkomst van te storten fondsen te begrijpen. Dit kan bankafschriften, investeringsoverzichten, vastgoedverkoopopbrengsten, salarisstroken of bedrijfsinkomstendocumentatie omvatten afhankelijk van de context. Voor internationale groepen en zakelijke aandeelhouders moet de volledige zakelijke KYC-keten — inclusief moedermaatschappijdocumenten, UBO-identificatie en onderlinge bedrijfsovereenkomsten — worden verstrekt. Banken zijn steeds grondiger geworden in hun due diligence en onvolledige documentatie is een van de meest voorkomende redenen voor vertraging of afwijzing van rekeningen.

Attestatievereisten hangen af van het land van herkomst van het document en het doel waarvoor het wordt gebruikt. Documenten uit landen die partij zijn bij de Haagse Apostilleconventie kunnen worden voorzien van een apostille bij de relevante overheidsautoriteit in het land van herkomst. Documenten uit niet-Verdragslanden moeten door ambassadelegalisatie gevolgd door MOFA-attestatie in de VAE. Vertaling: Documenten in andere talen dan het Engels of Arabisch moeten worden vertaald door een gecertificeerde juridisch vertaler voordat ze worden ingediend bij VAE-autoriteiten. Sommige autoriteiten vereisen specifiek vertaling door een door het VAE-ministerie van Justitie gecertificeerde vertaler. Veelgemaakte documentfouten die vertragingen veroorzaken zijn: verlopen paspoorten of documenten indienen met minder dan de vereiste resterende geldigheid; adresbewijsdocumenten ouder dan drie maanden verstrekken; verzuimen zakelijke documenten te voorzien van apostille die dit vereisen; niet-gecertificeerde vertalingen indienen; en onvolledige of niet-ondertekende bestuursbesluiten verstrekken. Wij controleren alle clientdocumenten vóór indiening bij de relevante autoriteit, identificeren en lossen eventuele problemen op voordat ze vertragingen veroorzaken. Deze voorcontrole is inbegrepen in onze oprichtingsdienst zonder extra kosten.