الوثائق المطلوبة لتسجيل الشركة في دبي

الوثائق التالية مطلوبة من كل مساهم فردي ومدير معني بالشركة. تنطبق بصرف النظر عن كونك تؤسس كياناً على البر الرئيسي أو في منطقة حرة أو خارجياً. نسخة جواز السفر: مسح ضوئي ملوّن واضح لصفحة البيانات الشخصية لجواز سفر ساري. تشترط معظم الجهات أن يكون لجواز السفر صلاحية متبقية لا تقل عن ستة أشهر وقت التقديم. بعض المناطق تشترط حداً أدنى تسعة أشهر. صورة شخصية بحجم جواز السفر: صورة ملوّنة حديثة على خلفية بيضاء. يجب أن تستوفي الصورة المواصفات القياسية للحكومة الإماراتية — وجه كامل، بدون غطاء رأس (إلا لأسباب دينية)، وبدون نظارة في بعض اشتراطات الجهات. إثبات العنوان السكني: فاتورة خدمات أو كشف حساب مصرفي أو وثيقة حكومية رسمية تُبيّن عنوانك السكني الحالي. عادةً يجب أن يكون تاريخها في غضون الثلاثة أشهر الماضية وأن تُظهر اسمك الكامل وعنوانك بوضوح. نسخة التأشيرة: إذا كنت مقيماً بالفعل في الإمارات، تُشترَط نسخة من صفحة تأشيرة إقامتك الإماراتية الحالية السارية. إذا كنت خارج الإمارات، لا ينطبق هذا الاشتراط. شهادة عدم الممانعة (NOC): إذا كنت موظفاً حالياً بموجب تأشيرة عمل إماراتية وترغب في تأسيس شركة، تشترط كثير من الجهات شهادة عدم ممانعة من صاحب عملك الحالي. تُؤكّد هذا أن صاحب العمل لا يمانع في امتلاكك رخصة أعمال. الشهادات التعليمية أو المهنية: للرخص المهنية — كالهندسة والقانون والطب والمحاسبة والاستشارات — يجب تقديم المؤهلات ذات الصلة وفي بعض الحالات تصديقها.

إذا كانت شركة (لا فرد) ستكون مساهماً في الكيان الدبوي، فإن متطلبات الوثائق أكثر شمولاً. وثائق KYC الشركاتية هذه مطلوبة من كلٍّ من جهات الترخيص والبنوك. شهادة التأسيس: وثيقة التسجيل الرسمية للمساهم الشركاتي من بلد تأسيسه. يجب أن تكون نسخة مُعتمَدة وفي كثير من الحالات معتمدة بتوثيق أبوستيل أو تصديق قانوني. عقد التأسيس والنظام الأساسي: الوثائق التأسيسية للشركة الأم التي تُبيّن هيكلها القانوني وبيانات المساهمين وصلاحيات المديرين أو الموقّعين. قرار مجلس الإدارة: قرار رسمي يتخذه مجلس إدارة الشركة الأم يُجيز تأسيس شركة فرعية أو تابعة في دبي ويُحدّد الموقّعين المُخوَّلين ويُقرّ نسبة المساهمة. سجل الأسهم أو شهادة حسن السير والسلوك: وثيقة تُؤكّد المساهمين والمديرين الحاليين للشركة الأم، تُصدرها في الغالب جهة تسجيل الشركات في بلد التأسيس. نسخ جوازات سفر المالكين المستفيدين الفعليين (UBOs): يجب التحقق من هوية جميع الأفراد الذين يملكون في نهاية المطاف أو يسيطرون على 25% أو أكثر من المساهم الشركاتي. نسخ جوازات السفر وإثبات العنوان مطلوبان لكل مالك مستفيد فعلي. توثيق أبوستيل أو التصديق القانوني: الوثائق الصادرة خارج الإمارات تتطلب عادةً توثيقاً. تقبل الجهات الإماراتية الوثائق من دول اتفاقية لاهاي بختم أبوستيل. الوثائق من دول غير منضمة للاتفاقية تستلزم التصديق القانوني عبر السفارة المعنية ووزارة الخارجية الإماراتية (MOFA). الترجمة إلى العربية من قِبَل مترجم معتمد مطلوبة للوثائق غير العربية وغير الإنجليزية.

يستلزم تأسيس الشركة على البر الرئيسي عبر دائرة الاقتصاد والتجارة (DED) مكتباً فيزيائياً بعقد إيجار مسجَّل، مما يُولّد وثائق إضافية خاصة بهذه الولاية القضائية. عقد الإيجار في إيجاري: يجب على جميع شركات البر الرئيسي الاحتفاظ باتفاقية إيجار تجاري مسجَّلة عبر نظام إيجاري (منصة تسجيل الإيجارات الرسمية في دبي التي تُديرها مؤسسة التنظيم العقاري). شهادة إيجاري وثيقة إرسال إلزامية لطلبات أو تجديدات رخصة DED. شهادة الموافقة الأولية: تُصدر DED موافقةً أوليةً قبل طلب الرخصة الكاملة تُؤكّد قبول الأنشطة التجارية المقترحة واسم الشركة. تُستخدم هذه الوثيقة لاحقاً في الخطوات التالية بما تشمل توثيق عقد التأسيس. عقد التأسيس (MOA): بالنسبة لشركات البر الرئيسي ذات المسؤولية المحدودة، يجب صياغة عقد التأسيس ومراجعته وتوثيقه لدى كاتب عدل في دبي. يُحدّد المساهمين ورأس المال والأنشطة وهيكل الحوكمة. حيثما كان المساهم شركةً، يجب تقديم وثائقها للكاتب. اتفاقية الوكيل الخدماتي المحلي: بالنسبة للمنشآت الفردية التي يملكها مواطنون غير دول مجلس التعاون الخليجي في بعض الأنشطة المهنية، قد تكون اتفاقية وكيل خدماتي محلي مع مواطن إماراتي مطلوبة. وهي تختلف عن ترتيب الكفيل المحلي ولا تتضمن تقاسم الأرباح. الموافقات القطاعية: تستلزم أنشطة تجارية معينة الحصول على موافقة مسبقة من جهات التنظيم القطاعية قبل أن تُصدر DED الرخصة. أمثلة تشمل هيئة الصحة في دبي (DHA) للرعاية الصحية ودائرة الاقتصاد والسياحة للشركات السياحية والبنك المركزي الإماراتي للأنشطة المالية.

تتباين متطلبات وثائق المناطق الحرة بحسب المنطقة لكنها أبسط عموماً من عملية البر الرئيسي. تقبل معظم المناطق الحرة تقديم الوثائق إلكترونياً ولا تشترط التوثيق الفيزيائي. نموذج الطلب المكتمل: لكل منطقة حرة نموذج طلبها الخاص أو بوابتها الإلكترونية. نُعدّه ونُقدّمه نيابةً عنك. خطة العمل: تشترط بعض المناطق الحرة، لا سيما تلك ذات الأنشطة المنظَّمة أو القطاعية المحددة، خطة عمل موجزة تصف أنشطة الشركة وسوقها المستهدف ونموذجها التشغيلي. aتفاقية المرفق: بدلاً من عقد إيجار مكتب فيزيائي، تُصدر المناطق الحرة اتفاقية مرفق تغطي مساحة Flexi Desk أو المكتب الخاص بك. وهي تُعادل تسجيل إيجاري لأغراض الترخيص. إقرار رأس المال: تشترط بعض المناطق تقديم إقرار برأس المال المدفوع. خلافاً لبعض الترتيبات التاريخية، لا تشترط معظم المناطق الحرة الحديثة إيداع رأس المال في حساب مصرفي قبل الترخيص. صور شخصية ملوّنة ونسخ جوازات سفر: مطلوبة من جميع المساهمين والمديرين وثائق شخصية قياسية، مطابقة لعملية البر الرئيسي.

يستلزم فتح حساب مصرفي للشركات في الإمارات حزمة وثائق شاملة تتجاوز وثائق الترخيص. تُجري البنوك عملية التحقق من هوية العملاء (KYC) الخاصة بها، منفصلةً عن متطلبات جهة الترخيص ومضافةً إليها. وثائق الشركة المطلوبة من البنوك تشمل عادةً: الرخصة التجارية وشهادة التأسيس (حيثما انطبقت) وعقد التأسيس أو ما يعادله واتفاقية المرفق أو عقد الإيجار في إيجاري. ملف تعريفي للشركة أو نظرة عامة عليها تصف أنشطتها وقاعدة عملائها وأحجام المعاملات المتوقعة مطلوب أيضاً. الوثائق الشخصية المطلوبة من جميع الموقّعين والمالكين المستفيدين الفعليين: جوازات سفر سارية وتأشيرات إقامة إماراتية (إذا انطبقت) وبطاقات هوية إماراتية وإثبات العنوان السكني وفي بعض الحالات خطاب مرجعية مصرفي من بنك موجود. توثيق مصدر الأموال: تُلزَم البنوك بفهم مصدر الأموال المُودَعة. قد يشمل هذا كشوف الحساب المصرفي وسجلات الاستثمار وعائدات بيع العقارات وقسائم الرواتب أو وثائق إيرادات الأعمال بحسب السياق. بالنسبة للمجموعات الدولية والمساهمين الشركاتيين، يجب تقديم سلسلة KYC الشركاتية الكاملة — بما تشمل وثائق الشركة الأم وتحديد المالك المستفيد الفعلي والاتفاقيات بين الشركات. أصبحت البنوك أكثر دقةً في عنايتها الواجبة والوثائق الناقصة أحد أكثر أسباب تأخيرات الحساب أو رفضه شيوعاً.

تعتمد اشتراطات التصديق على بلد المنشأ للوثيقة والغرض الذي ستُستخدم لأجله. يمكن للوثائق من دول طرف في اتفاقية أبوستيل لاهاي الحصول على توثيق أبوستيل من الجهة الحكومية المعنية في بلد المنشأ. تستلزم الوثائق من دول غير منضمة للاتفاقية التصديق القانوني عبر السفارة يليه توثيق وزارة الخارجية الإماراتية. الترجمة: يجب ترجمة الوثائق بلغات غير الإنجليزية والعربية من قِبَل مترجم مُعتمَد قبل تقديمها للجهات الإماراتية. لا تقبل بعض الجهات سوى الترجمة من مترجمين معتمدين من وزارة العدل الإماراتية. أخطاء الوثائق الشائعة التي تُسبّب التأخيرات تشمل: تقديم جوازات سفر منتهية الصلاحية أو وثائق تقل صلاحيتها المتبقية عن المطلوب؛ وتقديم وثائق إثبات عنوان تجاوز عمرها ثلاثة أشهر؛ والإخفاق في الحصول على توثيق أبوستيل للوثائق الشركاتية التي تستلزمه؛ وتقديم ترجمات غير مُعتمَدة؛ وتقديم قرارات مجلس إدارة منقوصة أو غير موقَّعة. نراجع جميع وثائق العملاء قبل تقديمها للجهة المعنية، لتحديد أي مشكلات وحلّها قبل أن تُسبّب تأخيرات. هذا الفحص قبل التقديم مشمول في خدمة التأسيس لدينا دون تكلفة إضافية.